Wielki Słownik Wyrazów Obcych i Trudnych tak oto definiuje słowo monitoring: śledzenie, kontrolowanie czegoś w sposób stały, ciągły19.
Monitoring stanowi integralną część procesu budżetowania. Polega na porównaniu wielkości planowanych z rzeczywiście osiągniętymi rezultatami. Pozwala ustalić, czy cele każdego z założonych budżetów są właściwie realizowane. W wyniku monitoringu następuje identyfikacja odchyleń, powalająca określić istotność pozostałych zakłóceń i ich wpływów na działalność przedsiębiorstwa. Do najważniejszych celów monitoringu należy: bieżąca kontrola działalności, dostarczenie informacji do bieżącego zarządzania jednostką, określenie wpływu powstałego odchylenia na działalność innych jednostek i całego przedsiębiorstwa, ocena efektywności działań. Monitoring realizowany jest w kilku etapach:
– Analiza wykonania i identyfikacja odchyleń.
– Ustalenie istotności odchyleń.
– Analiza przyczynowo – skutkowa odchyleń.
– Raport o odchyleniach.
– Decyzja o działaniach korygujących.
Porównanie faktycznych wielkości z wielkościami budżetowymi i ustalenie różnic, czyli odchyleń jest ważnym etapem kontroli. Prowadzi on do ujawnienia przyczyn odchyleń, będących podstawą działań zaradczych, oraz rozliczania osób odpowiedzialnych za poziom kosztów i ich kształtowanie w danych ośrodkach odpowiedzialności. Pełna ocena gospodarności poszczególnych ośrodków powinna być oparta zarówno na analizie odchyleń kosztów, jak i przychodów oraz wyników. W przypadku prowadzenia rachunku kosztów bezpośrednich jest jego integralną częścią na równi z ustaleniem kosztów pośrednich. Analizę odchyleń można przedstawić jako proces wielostopniowy, co jest szczególnie ważne w odniesieniu do kontroli ośrodków odpowiedzialności.
Rys. 4.1. Klasyfikacja odchyleń20
Rozróżnienie odchyleń istotnych i nieistotnych opiera się na ustalonej granicy odchyleń możliwych do zaakceptowania. Dalszej analizie poddaje się tylko odchylenia istotne badając przyczynę ich powstania. Kierownictwo ośrodka odpowiedzialności będzie rozliczane z odchyleń, których przyczyny leżą w zasięgu jego decyzji. Podział odchyleń na korzystne i niekorzystne powinien być powiązany z systemem motywacyjnym przedsiębiorstwa.
Analiza wykonania budżetów i identyfikacja odchyleń jest prowadzona na podstawie raportów sporządzonych dla każdego budżetu. W raportach tych pokazane są różnice, jakie wystąpiły między kosztami planowymi a rzeczywistymi wyliczane za pomocą jednej z metod:
Odchylenie wartościowe (wartościowe określenie różnicy między kosztami planowanymi a rzeczywistymi).
Odchylenie procentowe do planowanych kosztów pozycji (względne określenie różnicy między kosztami planowanymi a rzeczywistymi w stosunku do planowanych kosztów danej pozycji budżetu).
Odchylenie procentowe do planowanych kosztów w budżecie (względne określenie różnicy między kosztami planowanymi a rzeczywistymi w stosunku do planowanych kosztów ogółem
w budżecie).
Raporty z wykonania budżetów są podstawą do określenia istotności odchyleń. Istotność jest miarą, która pozwala stwierdzić, czy poziom wykazanych odchyleń jest znaczący oraz, czy mieści się on w dopuszczalnych granicach.
19 Wielki Słownik Wyrazów Obcych i Trudnych, A. Markowski, R. Pawelec, Wilga 2001r, str. 559
20 J. Wermut, Rachunkowość zarządcza. Rachunek kosztów i wyników w podejmowaniu decyzji, Gdańsk 1994, s.90.
Prace o budżecie gminy 